AI 登记了待确认预约、人工新增 / 取消、因为已满拒绝了客人时，往这里发一条消息。留空 = 不通知。
自动回复先做一次「分流」：普通咨询直接回复；客人的诉求属于某个场景时，由程序按写死的流程去办（查数据、该写库的写库、该开工单的开工单），再据实回复。分流还会把客人的话扩写成知识检索的查询（代替知识检索原来单独的一次改写）。只有这个会话可用的场景才参与分流，不可用就是正常回复。
客人问有没有停车位 / 要预约时：查占用、没说日期就追问、想订且有空位就登记一条待确认预约（开「停车场」工单），已满就拒绝并通知。在「配置 → 设施」里给设施填车位数（大于 0）才会启用；预约在导航「停车场」里管理。
客人不知道门锁密码时：只给这个会话对应订单的客人；护照校验通过才发（没传 / 没通过就提醒客人到自助入住页上传）；过了退房日 11:00 不再发；密码从 SmartOrder 后台只读查，不调用任何生成 / 修改 / 开锁的接口；查不到时告诉客人同事会确认，并开「门锁密码」工单。每次执行都记日志（发放时连密码一起记，方便回溯，只有管理员看得到）。
系统每 15 分钟（今天有订单入住时每 5 分钟）从 SmartOrder 后台只读爬一次锁和密码存进本库，回复时优先读库（库里的数据超过 20 分钟没更新就实时查）。入住当天 10:00 还没有生成密码，会用「SmartOrder 后台登录状态」同一个飞书 webhook 报警。
把清扫任务写进清扫员自己的 Google 日历，手机上的 Google 日历 App 会自动同步。任务新增、改派、变化、取消都会更新；日程里有房间、清扫类型、状态，以及这次清扫之后「下一单」的人数、国籍、订单备注和房间清扫事项。清扫员对日历只读，接单和完成仍然在保洁伙伴里操作。清扫任务每 15 分钟从 SmartOrder 后台同步一次，所以 SmartOrder 后台的变化最多晚十几分钟才进日历。
所有清扫日程都用这个时间段，不再用保洁伙伴的接单时间。
姓名要和保洁伙伴里的清扫员名字一致。添加后系统会建一个日历并共享给他的 Google 账号，他会收到邮件；把「添加链接」发给他点一下，日历就进了他的 Google 日历。
一个「清扫任务 - 全部」日历，里面是所有清扫员的任务（含还没分配的），日程正文里有「清扫员：xxx」。添加管理者的 Google 邮箱后共享给他，他点链接把日历加进自己的 Google 日历。
有些数据 SmartOrder 没有开放接口，只能用 SmartOrder 后台页面自己调的接口去取。做法：你自己登录 SmartOrder 后台，把登录凭证录在这里，系统就用这份登录态调 SmartOrder 后台接口。凭证加密后存库，录入后页面不会再显示；只会调用录入时那个站点的地址；登录过期了要重新录入。这些接口没有公开文档，随时可能变，请只调用查询类接口。
检测接口：一个只读、必须登录才能访问的 数据接口（不是页面地址：页面是前端壳，没登录也返回 200，检测不出过期），用来确认登录态还有效。GET 写成 /path；POST 写成 POST /path {"json": "请求体"}（把 SmartOrder 后台页面里这个请求的 Request Payload 原样跟在后面）。保活接口：可选，系统每 10 分钟调用一次来延长登录；没填保活就用检测接口探测。
定时把「入住日期在昨天 ~ 3 天后」的订单的自助入住登记（入住码、入住人、客人上传的证件照）同步到本地库（页面读本地库，不实时向 SmartOrder 后台取；离入住越近越频繁：入住当天 / 明天每 15 分钟，之后每小时，入住过的每 2 小时），并自动校验证件是不是有效护照（机读码校验位、有效期、姓名一致……，不保存图片和证件号）；识别为「无效」的会自动开一张「证件异常」人工工单并推送飞书。需要先录入 SmartOrder 后台登录态。
登录态一旦过期（SmartOrder 后台返回 401 / 403），系统会推送一条飞书消息提醒你重新录入；同一份登录态只提醒一次，重新录入后重新计。凭证是 JWT 时，距离过期不到 2 小时也会提前提醒一次。配了检测接口或保活接口，系统每 10 分钟会主动探测一次，所以过期后最多 10 分钟内就能收到提醒；两个都没配的话，要等到有功能真的用到登录态时才会发现。
用已保存的登录态试调一个 SmartOrder 后台接口，看返回什么（用来摸清 SmartOrder 后台页面用的接口）。只能调用录入的站点；请只调用查询类接口，POST 也可能改动 SmartOrder 后台数据。
客人每来一条新消息，系统会单独调用一次 AI（和自动回复并列、互不影响，自动回复被暂停的会话也会检查）判断是否需要人工介入：需要就生成一张工单并推送飞书；同一个会话里已有「待处理」工单、且是同一件事就更新那张工单（也会推送）；不同的事另开一张；工单已处理 / 无需处理之后，类似的事可以再开新工单。只检查客人的消息，只处理开启之后的新消息，不会回头扫历史。
清扫任务变成「待验收」后，发给当天入住这间房的客人的消息。固定文案 + 占位符，不经过 AI，所有客人发同一份。开关和发送时段在「清扫情况」页。
订单明天入住、但入住人还没有上传证件照片时，给客人发的提醒；一个订单只提醒一次，发送时段和清扫通知共用。订单没有会话发不了时，自动开「无法通知客人」工单。
会话右侧「客户需求事项」和「客户需求」页里显示的 AI 总结，用的就是这里的提示词（单独的一次 AI 调用，不影响自动回复）。系统会把这位客人的会话信息（渠道、设施、房型、订单号、入住日期）和最近的对话追加在后面，不用在这里写。保存后，新生成的总结才会用新提示词；已有的总结在该会话有新消息、或点「重新生成」时更新。
<b>、<strong>：加粗<span class="red">：红色加粗，用于紧急<span class="orange">：橙色加粗，用于需要跟进<span class="green">：绿色，用于已解决<span class="blue">：蓝色，用于普通提示<span class="gray">：灰色<mark>：黄色高亮<i>、<u>、<br>：斜体、下划线、换行<red>…</red>、<font color="red">。标签要成对写全，不要嵌套。
两个字段：总结分成「默认事项」和「房间清扫事项」两部分，在提示词里写清楚什么算「房间清扫事项」（默认提示词里有一份说明，可以改）。输出格式（两个分段标记行）由程序自动附加在提示词后面，不用也不能在这里改。「房间清扫事项」会显示在客户需求页，并写进清扫员的 Google 日历。
调用 AI 时，系统提示词作为 system 角色、用户提示词作为 user 角色带入。设施信息、房型描述、问答和客人的订单会自动追加到系统提示词后面，不用在这里重复写。
子账号对应 SmartOrder 的 hotelId，只用于接口调用。
只有管理员可以修改设置。
| 时间 | 渠道 | 客人 | 客人消息 | 回复 | 来源 | 状态 |
|---|
地址、交通、入住 / 退房指引、周边、设施设备、规则……写得越详细 AI 回答越准。保存后会放进 AI 的系统提示词。
房型名称来自 PMS，只能改描述（面积、床型、设施、注意事项……）。客人订 / 咨询这个房型时，描述会放进 AI 的系统提示词。
每条问答可带文字、图片、文件，可以同时适用于多个设施（全选就是通用问答），在每个适用设施的页面上都能看到。所有问答都作为 AI 的参考资料，客人消息一律由 AI 回复；附件不会传给 AI，AI 回复用到某条问答时可以指定把它的附件一起发给客人。